รายงานสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)

ความหมายของสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์หรืออีออฟฟิศ

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) คือ การใช้เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีการสื่อสาร เพื่อปฎิบัติงานทั่วไป งานประจำวัน อย่างเช่น การจัดการเอกสาร จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การเก็บรักษาและแก้ไขกลุ่มข้อความ กลุ่มรูปภาพ งานทางบัญชี และ อื่น ๆ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ยังรวมถึงระบบ เครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรมที่สามารถใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย

                ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) รวมถึง ระบบข้อมูลสำนักงานอัตโนมัติ เป็นระบบที่มีจุดประสงค์หลัก คือ การอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร ระบบเช่นนี้เป็น การนำเครื่องมือ เครื่องใช้ หลาย ๆ อย่าง รวมเข้าด้วยกัน, ใช้งานร่วมกัน, เก็บรักษา, นำไปใช้ และกระจายข้อมูล ระหว่างผู้ร่วมงาน แต่ละคน , ทีมงาน และธุรกิจ นั้น ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร ตัวอย่างของเครื่องมือ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ เช่น เวิร์ดโปรเซสซิ่ง, เครื่องพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ, อีเมลล์, วอยซ์เมลล์, เครื่องแฟกซ์, มัลติมีเดีย, คอมพิวเตอร์ คอนเฟอร์เรนซิ่ง และ วิดิโอคอนเฟอร์เรนซิ่ง

หลายปีที่ผ่านมา สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) ถูกมองว่า มีเพียงหน้าที่แก้ปัญหาในการทำงาน แต่ในปัจจุบัน ระบบที่ช่วยเสริมการติดต่อ สื่อสารในสถานที่ทำงาน ถูกมองว่ามีความสำคัญ และต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ในระดับเดียวกับระบบ TPS, MIS และ ISS

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) ในปัจจุบัน ดูเหมือนกับไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นได้จริง ๆ แตกต่างจากสำนักงานที่ใช้เพียงเครื่องจักรกล เมื่อหลายปีก่อน ซึ่งเครื่องพิมพ์ดีด, เครื่องยนต์ กลไกล และ ระบบไปรษณีย์ เป็นความหมายหลักของการติดต่อสื่อสาร ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีเรื่องน่าทึ่งที่ยังรอคอยเราอยู่ เรากำลังจะได้เริ่มเห็นบทบาทของ บริษัทเสมือนจริง ซึ่งสามารถทำให้ เราทำงานได้ในทุกแห่ง ปราศจากข้อจำกัดด้านพื้นที่

การใช้ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อทำงานในสำนักงาน อาจเรียกว่า “สำนักงานอัตโนมัติ หรือโอเอ (OA = Office Automation)”  อาทิ

1.ประมวลผลคำ

2.บัญชี

3.ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

                                

www.eoffice.de

               

ตัวอย่างเว็บอีออฟฟิศ

                เว็บ “ มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ (www.au.edu)” เป็นเว็บเกี่ยวกับการใช้อีออฟฟิศ ภายในองค์กร ของมหาวิทยาลัยอัชสัมชัญ

-มีคอมพิวเตอร์ประมาณ 4,000 เครื่อง
- เชื่อมต่อกันโดยระบบอินเทอร์เน็ต
- ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ
- ซอฟต์แวร์ตารางทำการ
- ซอฟต์แวร์ข้อมูล
- ซอฟต์แวร์การนำเสนอ
- ซอฟต์แวร์ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

www.au.edu

เว็บ “ ดีพีดีซอฟต์แวร์ดอตซีเอ (www.dpdsoftware.ca)”  เป็นเว็บบริษัทในแคนาดาให้บริการคำปรึกษา เกี่ยวกับการใช้อีออฟฟิศในธุรกิจ อาทิ

- วางระบบเครือข่ายในองค์กร อาทิ
                  1. ระบบแลน (LAN = Local Area Network)
                2. ระบบแวน (WAN = Wide Area Network)
- การนำซอฟต์แวร์ต่างๆ มาใช้ อาทิ

1. ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ
               2. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
                 3. ระบบข้อมูลลูกข่าย  เป็นต้น

                                                                 www.dpdsoftware.ca

               

การประยุกต์ใช้ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)

1.                       Electronic Images มีการสร้างระบบ Electornic imaging management system (EIM) เพื่อจัดเก็บเอกสาร รวมทั้งภาพถ่าย ใบแจ้งหนี้ และประวัติส่วนบุคคล บนเครื่องคอมพิวเตอร์ และเรียกใช้งานได้อย่างทันที ระบบดังกล่าว ต้องใช้เครื่อง Scanner ที่มีความเร็วและสามารถแสดงผลของภาพที่มีความละเอียดสูงเพื่อแปลงเอกสารให้ไปอยู่ในรูปของ Digital และ Optical Disk ที่สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งยังมี Software ที่สามารถบีบข้อมูลเพื่อจัดเก็บได้ รวมทั้งต้องมีเครื่องพิมพ์ Laser Printer ที่แสดงผลการพิมพ์ภาพที่มีคุณภาพ ระบบนี้มีกระบวนการแปลงให้เป็นกระดาษอิเลคทรอนิส์ ดังนี้

1.             Image Processing เป็นการ Scan กระดาษเพื่อเปลี่ยนให้เป็น Image ให้สามารถจัดเก็บในฐานข้อมูลเพื่อเรียกใช้ต่อไป

2.             Image Workflow เป็นการ Scan กระดาษและส่งต่อในรูปแบบ ของอิเลคทรอนิกส ์เพื่อให้พนักงานทำงาน แต่ละกระบวนการให้เสร็จ

3.             Image enabling เป็นการแสกนกระดาษและส่งเวียนภายในบริษัท หลักจากนั้นก็ใช้ Software Optical Charactor เพื่อแปลงให้เป็นข้อความในรูปแบบของรหัส ASCII

2.                       The Virtual Office เป็นการติดต่อโดยการใช้อุปกรณ์สื่อสารโทรคมนาคม เพื่อให้สามารถทำงานที่บ้าน เช่น การสร้างสำนักงานเสมือนจริงเพื่อให้พนักงานที่ต้องเดินทางบ่อยๆ มาประชุมร่วมกัน และการให้พนักงานทำงานที่บ้านโดยการติดต่อสื่อสารกับบริษัทผ่านระบบเครือข่ายระยะไกล อุปกรณ์ที่ใช้ในการสร้างสำนักงานเสมือนจริงได้แก่ คอมพิวเตอร์แบบพกพา Modem โทรศัพท์เคลื่อนที่ เครื่องโทรสาร และ Software ที่ช่วยจัดการกระบวนการทำงานและการติดต่อสื่อสารระยะไกล

3.                       Work-flow Automation การสร้าง Workflow อัตโนมัติเป็นความพยายามในการปรับปรุงความพอใจของลูกค้า โดยใช้คอมพิวเตอร์ในการควบคุมกระบวนการปฏิบัติงานและการผลิตแต่ละวัน รวมทั้งการประสานงานกับการปฏิบัติงานของหน่วยต่างๆภายในบริษัท ระบบนี้สามารถเพิ่มความสามารถในการประสานงานและควบคุมการไหลเวียนของ กิจกรรมต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการผลิต และกระบวนการต่างๆของธุรกิจนอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานสามารถกำหนดขั้นตอน การปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน และปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดขึ้น

4.                       การบริหารจัดการงานเอกสาร (Document Management) เป็นการแยกกลุ่มของบริการที่สามารถให้ผู้ใช้งานติดตามเอกสารอิเลคทรอนิกส์ ซึ่งคอมพิวเตอร์สามารถติดตามและเรียกข้อมูลมาใช้อย่างรวดเร็ว ระบบการบริหารงานเอกสารที่ซับซ้อนสามารถจัดการเอกสารจากระบบงานต่างๆของ บริษัทได้ทั้งหมด ระบบนี้มี 3 องค์ประกอบ คือ

1.                                การสร้างเอกสาร (Document Creation) ระบบการจัดการเอกสารที่มีคุณภาพจะต้องมีการเขียน Software ที่สามารถบูรณาการงานจากแหล่งข้อมูลต่างๆได้อย่างง่าย

2.                                การจัดเก็บและจัดเส้นทางเดินของเอกสาร (Document Storgae and Routing) ระบบนี้ต้องการ Software ที่สามารถจัดเก็บและเข้าถึงเอกสาร ติดตามสถานะของเอกสารและกำหนดความปลอดภัยของข้อมูล

3.                                การเรียกใช้และจัดการเอกสาร ( Document Retrieve and Manipulation) สามารถในการเรียกเอกสารเพื่อพิมพ์ได้อย่างสมบูรณ์

5.                       Sale Force Automation เป็นการออกแบบเพื่อควบคุมการขายสินค้าอัตโนมัติ เพื่อให้พนักงานขายสามารถติดตามยอดขาย คำขอบริการจากลูกค้า และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานขายสินค้า

6.                       การบริการลูกค้า (Customer service) เป็นการจัดทำข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าและการปรับปรุงรายการสินค้า อันประกอบด้วย ฐานข้อมูลลูกค้าและระบบที่สามารถทำให้พนักงานสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า

7.                       ระบบบูรณาการ (Integrated System) เป็นการออกแบบระบบที่บูรณาการที่สร้างความเชื่อมโยงความต้องการของลูกค้า และบริษัท ของระบบการขายและการตลาด ที่มีเชื่อมโยงการให้บริการลูกค้าและการจัดการของบริษัท ได้แก่ ระบบบัญชี ระบบการผลิต ระบบการสั่งซื้อ และฐานข้อมูลลูกค้า

ข้อดี ข้อเสีย ของ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)

 ข้อดี ของ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)

1.             ลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร

2.             เพิ่ม ขีดความสามารถของพนักงานในการซื้อบ้าน ที่อยู่ไกลจากตัวเมืองได้ เนื่องจากบ้านที่อยู่ในเมืองนั้นมีราคาแพง ซึ่งจะลดปัญหาเรื่องการเดินทาง

3.             เพิ่มความสามารถของพนักงานในการสามารถควบคุมตนเองได้

4.             อนุญาตให้พนักงานที่มีความสามารถ และรอบรู้สามารถปฏิบัติงานที่บ้านได้

5.             บริษัทสามารถติดต่อกับตลาดและบริษัทต่างประเทศนอกเวลาทำงาน

6.             เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานและลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงานต่างๆภายในสำนักงาน

7.             การใช้เครื่องจักรแทนการปฏิบัติงานของมนุษย์เป็นการออกแบบวิธีการปฏิบัติงานที่มนุษย์ทำอยู่ใหม่

8.             ช่วยอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน

9.             ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร

10.      เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บรวบรวมและค้นหา ข้อมูลข่าวสารของหน่วยงาน

11.       ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานในสำนักงาน เช่น ด้านแรงงาน ด้านเครื่องมือ และด้านสถานที่จัดเก็บเอกสาร

12.       ปรับปรุงการปฏิบัติงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์ หรือสำนักงานเสมือนจริง (Virtual Office)

ลดขั้นตอนของเจ้าหน้าที่ในการจัดทำต้นฉบับ จัดทำสำเนา และทำลายเอกสาร

13.      ลดภารกิจในการเดินทางไปประชุม มาเป็นการประชุมผ่านคอมพิวเตอร์

14.      ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บเอกสารซ้ำซ้อน โดยใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร
(Paperless Office)

ข้อเสีย ของ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)

1.             ลดการติดต่อแบบตัวต่อตัว (face-to-face) ระหว่างพนักงานในบริษัท

2.             ทำให้ผู้บริหารรู้สึกว่าสูญเสียอำนาจการควบคุมลูกน้อง

3.             การใช้ระบบอัตโนมัติในชีวิตประจำวันอาจทำให้เกิดความเสี่ยงเมื่อระบบการควบคุมอัตโนมัติปฏิบัติงานผิดพลาด

4.             มี การเปลี่ยนแปลง วิธีปฏิบัติงานอาจทำให้พนักงาน ไม่ยอมรับการ ปรับเปลี่ยนวิธีปฏิบัติงาน และต้องการ การฝึกอบรมเพิ่มเติม

5.             ผู้ บริหารต้องลงทุนสูง ซึ่งต้องวิเคราะห์ความคุ้มค่า เมื่อเทียบกับการเพิ่มประสิทธิภาพ และประสิทธิผล การปฏิบัติงาน ของพนักงาน

ข้อสรุป ของ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)

1.                       สำนักงาน อิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) ทำให้เกิดการเพิ่มความรู้ให้แก่พนักงาน และใช้ประโยชน์สำหรับการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ การกระจายสารสนเทศไปยังกลุ่มเป้าหมายต่างๆ อำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารทางเสียงและข้อความ และลดข้อจำกัดการติดต่อสื่อสารทั้งเรื่องสถานที่และเวลา รวมทั้งช่วยลดค่าใช้จ่ายการดำเนินการ เพิ่มผลิตผลในการปฏิบัติงานของพนักงานและเพิ่มความรับผิดชอบขององค์กรต่อ ลูกค้า

2.                       เครื่องมือของระบบสำนักงานอิเลคทรอนิกส์ รวมถึง ระบบการประมวลผลและสิ่งพิมพ์อิเลคทรอนิกส์ และระบบการติดต่อสื่อสารของกลุ่ม ระบบดังกล่าวหมายถึง การประมวลผลคำ สิ่งพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) จดหมายอิเลคทรอนิกส์ (Electronic Mail) Voice Mail เครื่องโทรสาร การประชุมทางไกลผ่านเสียงและจอภาพ และ Imaging ซึ่งระบบการประมวลผลและสิ่งพิมพ์อิเลคทรอนิกส์อำนวยความสะดวกในการติดต่อ สื่อสารผ่านเสียงและการเขียน ขณะที่ระบบการประชุมอิเลคทรอนิกส์เน้นที่การติดต่อสื่อสารภายในกลุ่ม

3.                เครื่องมือของ สำนักงานอิเลคทรอนิกส ์ก่อให้เกิดการติดต่อสื่อสาร ผ่านการเขียนและสามารถเพิ่มผลผลิตของการปฏิบัติงาน เครื่องมือของสำนักงานอัตโนมัติมีการออกแบบสำหรับการติดต่อสื่อสารโดยการ เขียน รวมถึง การประมวลผลคำ DesktopPublishing ระบบการจัดการเอกสาร(ที่เป็น Imaging และ Multimedia) จดหมายอิเลคทรอนิกส์และเครื่องโทรสาร Imaging เป็นการเปลี่ยนกระดาษ Microfilm และ Micorfiche ให้เป็นสื่อในรูปของ Digital ซึ่งสามารถแก้ไข และปรับปรุงให้สามารถใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ และสามารถเพิ่มเติมเรื่องการใช้สื่อประสม (Multimedia) บนเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยบูรณาการสื่อต่างๆ เช่น ข้อความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว โสตทัศน์ และวิดิทัศน์ ระบบจดหมายอิเลคทรอนิกส์ช่วยให้เกิดการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลและกลุ่ม ต่างๆ และเครื่องโทรสารสามารถใช้โทรศัพท์ โมเดม และเครื่องScan ในการส่งข้อมูลที่เป็นข้อความและรูปภาพไปยังบุคคลและองค์กรต่างๆ ได้อย่างกว้างขวาง

4.                       เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกสำหรับการติดต่อสื่อสารทางการพูด และเพิ่มผลผลิตในการปฏิบัติงาน เครื่องมือที่ช่วยคือ Voice Mail ระบบการประชุมอิเลคทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลผ่านจอภาพและทางเสียง การใช้โปรแกรม Groupware Voice Mail สามารถทำให้ผู้ใช้งานรับและส่งข่าวสารได้อย่างสะดวก การประชุมทางไกลผ่านทางเสียงทำให้ผู้ใช้งานมากกว่า 2 คน สามารถติดต่อสื่อสารผ่านโทรศัพท์ในเวลาเดียวกัน และการประชุมทางไกลผ่านจอภาพโดยใช้โทรศัพท์ โทรทัศน์ จอภาพ และเครื่องคอมพิวเตอร์ และสื่อสารโทรคมนาคมติดต่อไปยังสถานที่ต่างๆโดยไม่จำเวลาและสถานที่ และการใช้งาน Groupware ยังรวมถึงการใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจของกลุ่ม (Group Discussion Support System (GDSS) กระดานข่าวอิเลคทรอนิกส์ตารางนัดหมายการประชุมและปฏิทิน ซึ่งสามารถสนับสนุนให้เกิดการสื่อสารผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ และเกิดการประสานความร่วมมือภายในกลุ่ม

 ที่มาของข้อมูล

http://www.mfatix.com/home/node/130

http://www.eeverything.info/eOffice/index.htm